Quando pensamos nos custos de uma empresa, normalmente lembramos de despesas como folha de pagamento, aluguéis, insumos e tecnologia. No entanto, uma categoria muitas vezes negligenciada pode estar corroendo sua margem de lucro: o custo de impressão.

Mesmo em um mundo digital, a impressão continua sendo uma necessidade para setores como financeiro, fiscal, logístico, comercial e administrativo. Mas você sabe exatamente quanto sua empresa gasta com impressão? Ou melhor: você sabe o que está incluído nesse custo?

Neste artigo, vamos mostrar o que está por trás do custo real de impressão da sua empresa, como monitorar esses gastos, quais são os erros mais comuns e como a COPYUSA pode ajudar a transformar sua estrutura de impressão em uma operação estratégica, segura e mais econômica.

O que compõe o custo de impressão da sua empresa?

Quando falamos em “custo de impressão”, muitas empresas pensam apenas em papel e tóner. Mas o custo real vai muito além disso. Veja os principais componentes:

• Equipamentos: compra, depreciação, manutenção e atualizações tecnológicas.
• Insumos: tóner, cartuchos, papel, componentes de reposição.
• Energia elétrica: consumo das impressoras, principalmente em alta produção.
• Mão de obra: tempo da equipe interna para resolver problemas e dar suporte.
• Tempo parado: quando a impressora para, a operação também para.
• Segurança da informação: documentos confidenciais impressos e esquecidos na bandeja.
• Falta de controle: impressões indevidas, uso pessoal, desperdício de papel e tóner.

Um estudo da Gartner revelou que até 3% do faturamento de uma empresa pode ser consumido por custos de impressão.

Como calcular o custo de impressão na prática

Nem sempre é fácil entender quanto realmente se está gastando. Mas com alguns passos, você pode começar a mapear esses custos:

1. Levante todos os equipamentos e suas respectivas utilizações.
2. Registre a quantidade de páginas impressas mensalmente por setor.
3. Some todos os custos fixos e variáveis (energia, insumos, manutenção, etc.).
4. Calcule o custo por página: divida o valor total pelo número de páginas.

Dica COPYUSA:

Utilize softwares de gestão de impressão para automatizar esse controle e identificar onde está o desperdício.

Os prejuízos de não ter uma gestão inteligente de impressão

A ausência de um sistema de controle de impressão pode gerar:

• Desperdício financeiro constante
• Baixa produtividade da equipe
• Problemas com segurança da informação
• Falta de previsão orçamentária
• Incerteza sobre o volume real impresso por setor

Locar é mais inteligente do que comprar?

A locação de impressoras vem se destacando como solução eficiente para empresas que buscam:

• Redução de custos imediatos
• Tecnologia atualizada sem investimento em compra
• Suporte e manutenção incluídos
• Monitoramento e relatórios de uso
• Maior previsibilidade orçamentária

A COPYUSA oferece planos personalizados com foco em alto volume e eficiência operacional.

Benefícios de uma impressão inteligente

• Controle centralizado por setor ou usuário
• Redução de até 30% dos custos de impressão
• Aumento da produtividade com equipamentos de alto desempenho
• Segurança de dados com autenticação e criptografia
• Sustentabilidade com redução de papel e energia

COPYUSA: especialista em soluções de impressão para alto volume

Somos especialistas em atender empresas com grande demanda de impressão. Oferecemos:

• Equipamentos como Canon VP C8000, OCE VP 6250 e Canon DP 140
• Suporte técnico com SLA garantido
• Equipe consultiva para diagnóstico e projeto
• Locação com insumos e manutenção incluídos
• Monitoramento remoto e relatórios personalizados

Dúvidas frequentes

1. Vale mesmo a pena alugar? Sim, principalmente para empresas com alta demanda. Evita investimentos em ativos e oferece maior controle.
2. Minha empresa é pequena, compensa? Depende do volume de impressão. A COPYUSA avalia caso a caso para propor a melhor solução.
3. Como funciona o suporte técnico? Oferecemos atendimento remoto e presencial com prazos definidos em contrato.
4. Os equipamentos são novos? Trabalhamos com modelos de alta performance, revisados e garantidos pela nossa equipe.

Conclusão

A impressão empresarial não pode ser encarada como um detalhe. Com a estratégia certa, ela se torna um diferencial competitivo, com redução de custos, aumento da produtividade e segurança operacional.

Quer descobrir qual o real custo de impressão da sua empresa e como otimizá-lo?

Fale com um especialista da COPYUSA e solicite um diagnóstico gratuito.

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